이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정

소관부서 : 의회사무과

제정 2024ㆍ 11ㆍ20 의회훈령 제2호

이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정

이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 「지방자치법」 및 「이천시의회 회의 규칙」(이하 “규칙”이라 한다)에 의한 이천시의회 회의록(이하 “회의록”이라 한다)의 작성, 발간, 보존, 배부, 복사, 열람 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(회의록의 구분) 회의록은 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. 보존회의록: 규칙 제49조에 따라 이천시의회 의원(이하 “의원” 이라 한다)이 서명ㆍ날인하여 의회에 영구 보존하는 회의록을 말한다.

2. 배부회의록: 규칙 제51조제1항에 따라 의원에게 배부하고 일반에게 공개하는 회의록으로 전자회의록으로 대체하여 공개할 수 있다.

3. 비공개회의록: 본회의(또는 위원회)의 의결이 있거나 규칙 제51조제1항 단서에 따라 공개하지 아니한 회의의 내용을 게재한 회의록을 말한다.

4. 전자회의록: 규칙 제51조제1항에 따라 인터넷으로 일반에게 공개하거나 저장매체로 제작하는 회의록을 말한다.

5. 전자임시회의록: 회의 내용의 신속한 파악을 위하여 전자회의록 공표 전에 임시로 인터넷에 게재한 회의록을 말한다.

제3조(회의록의 작성) ① 회의록 작성은 다음 각 호의 방법에 따른다.

1. 본회의 회의록: 규칙 제48조의 사항을 기재

2. 위원회 회의록: 규칙 제64조의 사항을 기재

3. 행정사무감사 및 조사 회의록: 제1호 및 제2호를 준용하여 기재

② 회의록에 기재하는 사항 중 각종 조례안, 보고서, 참고문서 등은 부록으로 작성할 수 있다.

제4조(회의록의 발간·배부 및 공개) 배부회의록은 특별한 사유가 없으면 회의 종료 후 30일 이내 전자회의록으로 인터넷에 공개한다.

제5조(보존회의록) ① 보존회의록은 규칙 제51조제1항에 따라 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 포함한 모든 발언 내용을 게재한다.

② 의장은 의원이 규칙 제51조제1항에 따라 배부회의록에 게재하지 아니한 부분이 게재된 보존회의록의 열람 요구가 있을 때에는 이를 허가 할 수 있다. 다만, 허가받은 의원은 의회 밖으로 대출하거나 복사하지 못하며 다른 사람에게 이를 열람하게 하거나 복사하게 하여서는 아니 된다.

제6조(비공개회의록) ① 비공개회의록은 원고로써 보관한다. 다만, 보존 관리에 필요한 경우 의장의 허가를 받아 이를 인쇄하여 보관할 수 있다.

② 의장은 의원으로부터 비공개회의록의 열람 요구가 있을 때에는 이를 허가할 수 있다. 다만, 규칙 제51조 규정을 준수하여야 하며 공표 하거나 의회 밖으로 대출과 복사할 수 없다.

제7조(발언을 마치지 못한 부분의 게재) 의장은 의원으로부터 규칙 제36조제1항에 따라 시간제한으로 발언을 마치지 못한 부분의 게재 요구가 있을 때에는 이를 허가할 수 있다. 다만, 발언 내용을 완결 짓는 간단명료한 것으로서 의장이 인정하는 범위 내의 것이어야 한다.

제8조(참고 문서, 기타) ① 의원이 참고 문서를 회의록에 게재하고자 할 때 에는 별지 제1호 서식을 작성하고 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 다만, 그 회의 내용 및 발언에 참고되는 간단한 문서이어야 한다.

② 규칙 제48조제1항제14호 및 제64조제1항제11호에 따라 기타 사항을 회의록에 게재하고자 할 때에는 본회의 또는 의장이 필요하다고 인정하는 사항이어야 한다.

제9조(자구의 정정과 이의의 결정) ① 발언한 의원, 시장 및 관계 공무원, 기타 발언자(이하 “발언자”라 한다)가 규칙 제50조에 따라 별지 제2호 서식에 의하여 자구의 정정 요구가 있을 때에는 의장 또는 위원장은 이를 허가할 수 있다.

② 자구를 정정하는 경우에는 보존회의록·배부회의록·전자회의록에 정정하여 게재한다. 다만, 회의록이 배부된 후에 자구 정정의 요구가 있을 때에는 정오표를 게재하고 해당 보존회의록에 정정 사실을 기록한다.

③ 회의록의 자구 정정 요구는 발언의 취지를 변경할 수 없으며, 다음 각 호의 경우에 한하여 정정 요구할 수 있다.

1. 법조문 및 숫자 등을 명백히 잘못 발언한 경우

2. 간단한 앞뒤 문구를 변경하는 경우

3. 조사를 정정하는 경우

4. 기록 착오나 오·탈자가 있는 경우

④ 의원으로부터 회의록 게재 사항과 회의록 정정에 관하여 이의 신청이 있을 때에는 의장이 이를 결정한다.

제10조(발언 내용의 불게재) ① 규칙 제51조제1항에 따라 의장 등이 게재 하지 아니하기로 한 부분은 보존회의록에만 게재한다. 이 경우 해당 부분 에 밑줄을 그어 표시하고 산회 시간 다음에 줄을 바꾸어 “(밑줄친 부분은 규칙 제51조제1항에 따라 배부회의록에 게재하지 아니한 부분임)” 이라 기록한다.

② 제1항에 따라 게재하지 아니하기로 한 발언 부분은 배부회의록에 “······”으로 표기한다. 이 경우 산회 시간 다음에 “(······) 부분은 규칙 제51조제1항에 따라 배부회의록에 게재하지 아니한 부분임)”이라 기록한다.

③ 배부회의록 불게재 신청은 규칙 제51조제1항의 경우와 개인정보 보호 등 비밀에 관련된 발언에 한하여 별지 제3호 서식의 요구서를 작성하여 의장에게 제출하여야 한다.

제11조(회의록의 열람 및 복사) ① 발간 전 회의록과 보존회의록 및 비공개회의록에 대한 열람 및 복사를 원하는 의원은 각 호의 신청서를 작성하여 의장에게 제출하여야 한다.

1. 발간 전 회의록: 별지 제4호 서식

2. 보존회의록: 별지 제5호 서식

3. 비공개회의록: 별지 제6호 서식

② 규칙 제51조제1항의 단서에 규정된 내용이 기재된 회의록에 대해 열람 허가를 받은 의원은 의회 밖으로 대출하거나 복사하지 못하며 타인에게 이를 열람하게 하거나 복사하게 하여서는 아니 된다.

제12조(녹음) ① 회의록 작성을 위한 속기 업무를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다.

② 본회의 녹음을 복사하고자 하는 자는 의장의 허가를 받아야 한다. 다만, 녹음 복사는 배부회의록 내용에 한하며 발언 의원 외의 의원이 녹음 복사하고자 할 때에는 발언 의원의 동의를 받아야 하며 의원 외의 사람은 허가하지 아니할 수 있다.

제13조(폐지된 위원회의 회의록) 법률 등의 개ㆍ폐로 폐지된 위원회와 존속기간이 만료된 특별위원회 및 당대 의회 이전의 위원회 회의록에 대한 열람 허가, 복사의 신청 및 보고 접수 등은 의장이 이를 행한다.

제14조(보존 기간) 회의록의 보존 기간은 다음 각 호와 같다.

1. 보존회의록, 배부회의록, 비공개회의록, 전자회의록: 영구

2. 전자임시회의록: 배부회의록 등록 전

제15조(위임 규정) 회의록의 작성과 체제 및 배부, 반포의 방법, 기타 필요한 사항은 의회사무과장이 따로 정한다.

부칙

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

【별지 제1호 서식】

참고 문서 게재 신청서

본 회 의

제   회 이천시의회 (     회) 제   차

○○○○위원회

「이천시의회 회의 규칙」제48조제1항제14호와 제64조제1항제11호에 따라 회의록에 별첨의 문서를 게재하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

년     월     일

신청인      (서명 또는 날인)

이천시의회의장 귀하

【별지 제2호 서식】

자구 정정 요구 신청서
본 회 의
제 회 이천시의회 ( 회) 제 차
○○○○위원회
「이천시의회 회의 규칙」제50조제1항 및 「이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정」제9조제3항에 따라 회의록 자구 정정 요구를 신청합니다.
□ 정정 사항
	면	단	행	오자	정정
년 월 일
신청인 (서명 또는 날인)
이천시의회의장 귀하

【별지 제3호 서식】

배부회의록 불게재 신청서

본 회 의

제   회 이천시의회 (     회) 제   차

○○○○위원회

「이천시의회 회의 규칙」제51조제1항 및 「이천시의회 회의록의

발간 및 보존 등에 관한 규정」제10조에 따라 일부 발언 내용을   불게재 신청합니다.

□ 내  용

년     월     일

신청인      (서명 또는 날인)

이천시의회의장 귀하

【별지 제4호 서식】

회의록 원고 열람·복사 신청서

본 회 의

제   회 이천시의회 (     회) 제   차

○○○○위원회

「이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정」제11조제1항

제1호에 따라 회의록 원고의 열람·복사를 신청합니다.

□ 내  용

년     월     일

신청인      (서명 또는 날인)

이천시의회의장 귀하

【별지 제5호 서식】

보존회의록 열람·복사 신청서

본 회 의

제   회 이천시의회 (     회) 제   차

○○○○위원회

「이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정」제11조제1항 에 따라 보존회의록의 열람·복사를 신청합니다.

□ 내  용

년     월     일

신청인      (서명 또는 날인)

이천시의회의장 귀하

【별지 제6호 서식】

비공개회의록 열람 신청서

본 회 의

제   회 이천시의회 (     회) 제   차

○○○○위원회

「이천시의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정」제11조제1항

제3호에 따라 비공개회의록의 열람을 신청합니다.

□ 내  용

년     월     일

신청인      (서명 또는 날인)

이천시의회의장 귀하